Как мы помогли ускорить процесс формирования ветсправок
с 8 часов до 30 минут
КБ99 — официальный партнер компании 1С. Мы помогаем бизнесу автоматизировать процессы, чтобы рутинные задачи занимали меньше времени и сил. За время работы мы собрали большую библиотеку готовых решений, а также разработали методологию, которая позволяет гибко настроить интеграцию под запрос клиента.
Библиотека решений
Наша интеграция обходится клиенту дешевле, чем разработка с нуля. Если в начале работы цена интеграции начиналась от 300 000 рублей, сейчас мы можем настроить систему в 10 раз дешевле. Так бывает, если не нужно тратить бюджет на разработку и для интеграции в основном используются готовые модули.
Гибкая методология
Прежде чем начать работу, мы формулируем цель интеграции и составляем список задач. После этого готовим дизайн решения: согласуем необходимую функциональность и сроки внедрения. Если план устраивает — переходим к разработке. Такой подход позволяет решить практически любую задачу: от кастомизации маршрутов поставок до сокращения времени на формирование ветсправок.
Библиотека решений
Наша интеграция обходится клиенту дешевле, чем разработка с нуля. Если в начале работы цена интеграции начиналась от 300 000 рублей, сейчас мы можем настроить систему в 10 раз дешевле. Так бывает, если не нужно тратить бюджет на разработку и для интеграции в основном используются готовые модули.
Гибкая методология
Прежде чем начать работу, мы формулируем цель интеграции и составляем список задач. После этого готовим дизайн решения: согласуем необходимую функциональность и сроки внедрения. Если план устраивает — переходим к разработке. Такой подход позволяет решить практически любую задачу: от кастомизации маршрутов поставок до сокращения времени на формирование ветсправок.
Готовые модули и гибкая методология ускоряют рабочие процессы
Как оптимизировать процессы на производстве,
где больше 20 000 SKU
«Краснодарзооветснаб» — КЗВС
Отрасль: производство, дистрибуция, оптовая торговля, интернет-торговля.
Деятельность: поставщик ветеринарных препаратов и зоотоваров
для сельскохозяйственных производителей, ветаптек и зоомагазинов.
Ассортимент: 20 000 SKU
К нам обратился Станислав, программист КЗВС, с запросом на автоматизацию оформления ветеринарных сертификатов в 1С 7.7. Конфигурация 1С 7.7 большая и сильно кастомизирована под требования бизнеса, много особенностей и нюансов работы, которые нужно учитывать в работе.
С 1 июля 2018 года Россельхознадзор обязал всех дистрибьюторов и производителей зоотоваров формировать электронные ветеринарные сопроводительные документы (ВСД) и загружать их в систему «Меркурий».
Из-за этих новых правил КЗВС нужно было перестроить работу: внедрить программное решение, которое поможет в автоматическом режиме отправлять ветсправки в «Меркурий» и упростит сотруднику оформление ВСД.
С 1 июля 2018 года Россельхознадзор обязал всех дистрибьюторов и производителей зоотоваров формировать электронные ветеринарные сопроводительные документы (ВСД) и загружать их в систему «Меркурий».
Из-за этих новых правил КЗВС нужно было перестроить работу: внедрить программное решение, которое поможет в автоматическом режиме отправлять ветсправки в «Меркурий» и упростит сотруднику оформление ВСД.
Почему не подошел «Контур»
Как мы узнали позднее, перед клиентом стоял выбор между СКБ «Контур» и нашей интеграцией. Станислав остановился на нашем решении, потому что у нас функциональность 1С позволяет привязывать одну номенклатуру к разным позициям в «Меркурии» и наоборот - схема работы "многие ко многим".
На тот момент в «Контуре» это сделать было нельзя. К тому же наша интеграция обошлась для клиента дешевле благодаря готовым модулям.
Как мы узнали позднее, перед клиентом стоял выбор между СКБ «Контур» и нашей интеграцией. Станислав остановился на нашем решении, потому что у нас функциональность 1С позволяет привязывать одну номенклатуру к разным позициям в «Меркурии» и наоборот - схема работы "многие ко многим".
На тот момент в «Контуре» это сделать было нельзя. К тому же наша интеграция обошлась для клиента дешевле благодаря готовым модулям.
Разобрались с «зоопарком» систем
В начале работы мы настраивали интеграцию для 1С 7.7 Торговля и Склад. Первая задача, которую нам нужно было решить, — это разобраться с «зоопарком». У клиента большое производство, поэтому для работы он использовал сразу несколько систем: логистическую программу ЕМИ, 1С 7.7 с прямыми запросами к MS SQL и нашу модуль интеграции Меркурия для «семерки».
Чтобы сократить время сотруднику на формирование ветсправок, нужно все данные по этим системам свести в одну программу — 1С. Для этого мы адаптировали интеграцию: написали блок кода, с помощью которого сроки годности загружаются из складской программы в 1С и в ВСД автоматически проставляются партии, собранные на складе. Это позволяет сотруднику сформировать ветсправки в пару кликов и быстро оформить транзакцию.
В начале работы мы настраивали интеграцию для 1С 7.7 Торговля и Склад. Первая задача, которую нам нужно было решить, — это разобраться с «зоопарком». У клиента большое производство, поэтому для работы он использовал сразу несколько систем: логистическую программу ЕМИ, 1С 7.7 с прямыми запросами к MS SQL и нашу модуль интеграции Меркурия для «семерки».
Чтобы сократить время сотруднику на формирование ветсправок, нужно все данные по этим системам свести в одну программу — 1С. Для этого мы адаптировали интеграцию: написали блок кода, с помощью которого сроки годности загружаются из складской программы в 1С и в ВСД автоматически проставляются партии, собранные на складе. Это позволяет сотруднику сформировать ветсправки в пару кликов и быстро оформить транзакцию.
"Зоопарк" систем КЗВС
Синхронизировали наименования номенклатуры
Главная сложность перехода на «Меркурий» — одну номенклатуру нужно было "привязать" к нескольким товарам в системе 1С и наоборот. Так получилось потому, что поставщики КЗВС в приходных накладных часто обозначают товарные позиции иначе, чем они называются в «Меркурии».
Чтобы избежать расхождений, операторы вручную сопоставили названия партий продукции в реестре «Меркурия» с номенклатурным справочником в 1С. Теперь при оформлении транзакции продукция в системе клиента стала соответствовать тому, как она называется в «Меркурии».
Номенклатурная позиция сопоставляется с несколькими наименованиями в реестре 1С и «Меркурия»
Настроили мультимодальную перевозку
Чтобы погасить ветсправку в системе учета, нужно указать номер машины, в которой ожидается поставка. Из-за больших объемов продукция клиента доставляется сразу несколькими машинами и указать конкретный номер машины невозможно.
Чтобы избежать расхождений, мы подготовили шаблон для мультимодальной перевозки. Он позволяет разбить партию на несколько частей и указать номера машин, которые везут груз.
Мультимодальная перевозка
Добавили возможность пакетной отправки транзакции
Чтобы ускорить процесс обработки ветсправок в Россельхознадзоре, мы настроили для клиента пакетную отправку.
Раньше клиент отправлял документы в ведомство по одной транзакции, после чего ожидал ответа от сервера, где было понятно, есть ли ошибка в транзакции или все прошло хорошо.
Мы настроили возможность пакетной отправки: сотрудник выбирает сразу несколько документов, которые нужно отправить, и сервер ведомства выдает информацию по всему списку. Это ускоряет работу в десятки раз.
Чтобы ускорить процесс обработки ветсправок в Россельхознадзоре, мы настроили для клиента пакетную отправку.
Раньше клиент отправлял документы в ведомство по одной транзакции, после чего ожидал ответа от сервера, где было понятно, есть ли ошибка в транзакции или все прошло хорошо.
Мы настроили возможность пакетной отправки: сотрудник выбирает сразу несколько документов, которые нужно отправить, и сервер ведомства выдает информацию по всему списку. Это ускоряет работу в десятки раз.
Помогли свести фактические остатки с данными
в «Меркурии»
Сначала клиент провел инвентаризацию и отправил всю списанную продукцию в «Меркурий» одним списком — около 1000 позиций. Когда Россельхознадзор начал списывать просроченные партии, то увидел объемы несоответствующей продукции и заблокировал ответственное лицо.
При переходе на "восьмерку" мы столкнулись с тем, что реальные остатки и просроченная продукция не соответствовали информации в системе. Например, какой-то партии товара могло не быть на складе, но она отображалась в «Меркурии», и наоборот. Просрочка образовалась из-за того, что реальных остатков на складе было гораздо меньше, чем указанных в «Меркурии».
Чтобы свести остатки и избежать нарушений в дальнейшем, мы объединили в одну операцию списание «неправильных» партий и оприходование «правильных». Теперь клиент может отследить в системе, какие партии возникают «из воздуха» до того, как транзакция уйдет на проверку.
Чтобы свести остатки и избежать нарушений в дальнейшем, мы объединили в одну операцию списание «неправильных» партий и оприходование «правильных». Теперь клиент может отследить в системе, какие партии возникают «из воздуха» до того, как транзакция уйдет на проверку.
Сверка остатков партий
Настроили гашение импорта на складе временного хранения
Клиент самостоятельно занимается растаможиванием продукции, разбивает поставку на партии и расписывает по номенклатуре. Например, нужно разбить поставку на партии по 3, 5 и 10 кг, когда поставка по приходной накладной 68 кг.
Чтобы погасить импорт, операторам раньше приходилось вручную делить большой объем на несколько мелких партий, вносить всю информацию и по одной транзакции отправлять в «Меркурий». Это могло занять несколько часов.
В нашей интеграции мы добавили кнопку «Распределить продукцию». Теперь оператору достаточно указать количество партий, их объем в кг или процентное соотношение и отправить на проверку в одной транзакции. Теперь это работа занимает не больше получаса.
Клиент самостоятельно занимается растаможиванием продукции, разбивает поставку на партии и расписывает по номенклатуре. Например, нужно разбить поставку на партии по 3, 5 и 10 кг, когда поставка по приходной накладной 68 кг.
Чтобы погасить импорт, операторам раньше приходилось вручную делить большой объем на несколько мелких партий, вносить всю информацию и по одной транзакции отправлять в «Меркурий». Это могло занять несколько часов.
В нашей интеграции мы добавили кнопку «Распределить продукцию». Теперь оператору достаточно указать количество партий, их объем в кг или процентное соотношение и отправить на проверку в одной транзакции. Теперь это работа занимает не больше получаса.
Теперь больше 8000 номенклатурных позиций подконтрольны «Меркурию»
Добавили функцию сравнения ветсправки
и приходной накладной
Приходная накладная и ветсправка — два разных документа, по которым отчетность должна сходиться. Например, в приходной накладной может быть указана продукция в штуках, а в «Меркурии» — в кг. Из-за разницы единиц измерения в отчетных документах часто возникает путаница. Это приводит к увеличению просрочки.
Мы настроили интеграцию так, чтобы она автоматически пересчитывала штучную продукцию в продукцию по весу. Сотрудник загружает два документа в систему, они сопоставляются по количеству продукции, а на экране цветом отображаются ошибки, если есть расхождения.
и приходной накладной
Приходная накладная и ветсправка — два разных документа, по которым отчетность должна сходиться. Например, в приходной накладной может быть указана продукция в штуках, а в «Меркурии» — в кг. Из-за разницы единиц измерения в отчетных документах часто возникает путаница. Это приводит к увеличению просрочки.
Мы настроили интеграцию так, чтобы она автоматически пересчитывала штучную продукцию в продукцию по весу. Сотрудник загружает два документа в систему, они сопоставляются по количеству продукции, а на экране цветом отображаются ошибки, если есть расхождения.
Результат интеграции: почему все получилось
С помощью нашей интеграции клиент смог автоматизировать бизнес-процессы большого отдела — теперь тот же объем работы может выполнить один человек. Если раньше на оформление 200‒300 отгрузок сотрудник тратил около 8 часов, теперь он может это сделать за 30 минут.
Подобного результата удалось добиться благодаря слаженной работе и пошаговому алгоритму внедрения интеграции. Станислав четко формулировал задачи, затем мы обсуждали вариант решения и выкатывали тестовую версию. Если все работало как надо — отдавали программистам внедрять в продукт, если нет — отправляли на доработку.
Большую роль сыграло то, что Станислав был вовлечен в проект и оперативно давал обратную связь. В штатном режиме решение принималось меньше чем за неделю, а если вопрос был горящий — клиент отвечал в течение пары часов.
С помощью нашей интеграции клиент смог автоматизировать бизнес-процессы большого отдела — теперь тот же объем работы может выполнить один человек. Если раньше на оформление 200‒300 отгрузок сотрудник тратил около 8 часов, теперь он может это сделать за 30 минут.
Подобного результата удалось добиться благодаря слаженной работе и пошаговому алгоритму внедрения интеграции. Станислав четко формулировал задачи, затем мы обсуждали вариант решения и выкатывали тестовую версию. Если все работало как надо — отдавали программистам внедрять в продукт, если нет — отправляли на доработку.
Большую роль сыграло то, что Станислав был вовлечен в проект и оперативно давал обратную связь. В штатном режиме решение принималось меньше чем за неделю, а если вопрос был горящий — клиент отвечал в течение пары часов.
О результатах внедрения
- СтаниславПрограммист КЗВСМы более чем довольны результатом работы. Теперь операторы могут оформлять ветсправки за пару кликов, когда раньше на это уходил весь рабочий день. Кроме того, в ходе работы мы смогли разобраться в остатках, так что теперь у нас значительно снизилось количество просроченной продукции.
Из преимуществ модуля интеграции КБ99 хочу выделить, что для всего производства достаточно одной лицензии. Это выгодно, если у вас есть несколько точек, которые работают в одной системе. Надстройка в код ставится отдельно, поэтому работает в любой конфигурации: торговля, бухгалтерия — неважно. Один раз настроили, после этого все данные сводятся в одну программу.
Порадовала система поддержки: обновление до «восьмерки мы получили бесплатно. У программы обновился только интерфейс, а данные остались прежними. Поэтому мы с чем работали, с тем и работаем.
Понравилось, что команда КБ99 отвечает за результат, а не просто выполняет пункты из ТЗ. Они помогли допилить код, когда по плану все работы уже были завершены и оплачены.
Как мы планируем доработать интеграцию
В дальнейшем мы хотим доработать интеграцию — добавить возможность оформлять ветсправки по срокам годности автоматически. Для этого нужно выстроить процесс, при котором фактические остатки на складе будут совпадать с остатками в «Меркурии».
Документ будет формироваться автоматически на основе данных по срокам годности, которые в него поступают из складской программы. Оператору останется только сверить эти данные перед отправкой на проверку. По нашим подсчетам благодаря этой функции время оформления ВСД сократится в несколько раз.
В дальнейшем мы хотим доработать интеграцию — добавить возможность оформлять ветсправки по срокам годности автоматически. Для этого нужно выстроить процесс, при котором фактические остатки на складе будут совпадать с остатками в «Меркурии».
Документ будет формироваться автоматически на основе данных по срокам годности, которые в него поступают из складской программы. Оператору останется только сверить эти данные перед отправкой на проверку. По нашим подсчетам благодаря этой функции время оформления ВСД сократится в несколько раз.